Zasady udanego spotkania biznesowego

Zasady udanego spotkania biznesowego

1. Określ cel spotkania:

Kiedy organizujemy spotkanie biznesowe powinniśmy jasno określić jego cel. Zastanówmy się dobrze co chcemy osiągnąć poprzez nasze spotkanie, do kogo chcemy dotrzeć, jaki ma być jego końcowy efekt. Niemniej ważne jest aby uczestnicy naszego wydarzenia mieli również pełną świadomość o tematyce eventu. Pozwoli to nam na podejmowanie efektywnych działań, kontakt z odpowiednimi podwykonawcami oraz da nam szansę na analizę spotkania, czy przebiega zgodnie z naszymi założeniami czy może „zbacza z kursu”.

2. Wybierz odpowiednią godzinę:

Znając naszą grupę docelową, drugim aspektem jest ustalenie odpowiedniej godziny spotkania. Zalecane jest ustalanie ich w okolicy końca pracy lub w pobliżu pory posiłku. Jeżeli jest to spotkanie organizowane zewnętrznie musimy zadbać o to aby każdy z uczestników miał czas i możliwość dojechania na wydarzenie po zakończeniu własnych obowiązków. Wskazane jest również ścisłe pilnowanie punktualności. Spotkanie należy rozpocząć o wyznaczonej porze nawet jeśli nie wszyscy uczestnicy są jeszcze na miejscu. Wpływa to korzystnie na wizerunek naszej firmy oraz pokazuje szacunek do przybyłych uczestników.

3. Możliwość zadawania pytań:

Najczęstszym błędem organizatorów spotkań biznesowych jest zostawianie czasu na zadawanie pytań na sam koniec wydarzenia. Zwykle niepotrzebnie wydłuża to czas trwania, uczestnicy są już zmęczeni i chcą wyjść do domów co odbiera nam możliwość efektywnej dyskusji z ludźmi oraz otrzymania feedbacku. Możliwość zadawania pytań na bieżąco pozwoli nam zaobserwować, które zagadnienia są dla uczestników najciekawsze lub niejasne, a udzielane odpowiedzi zapewnią nam wizerunek doświadczonych i profesjonalnych.

4. Dobre przygotowanie to klucz do sukcesu:

Jeśli organizujemy spotkanie biznesowe i w dodatku je prowadzimy, musimy pamiętać o sumiennym przygotowaniu. Należy zastanowić się nad ewentualnymi pytaniami publiczności, przewidzieć nieplanowane sytuacje lub wypadki, które mogą się wydarzyć. Jeśli zostaniemy postawieni przed pytaniem, na które nie będziemy umieli udzielić odpowiedzi, wpłynie to bardzo negatywnie na obraz naszych kompetencji oraz zniechęci do dalszej ewentualnej współpracy z naszą firmą.

5. Zadbaj o dobrą atmosferę:

Chociaż spotkanie biznesowe to nie rozrywkowe wydarzenie, atmosfera nie powinna być zbyt sztywna. Należy zadbać o luźną i przyjazną atmosferę aby uczestnicy poczuli się swobodnie i nie bali się wypowiadać lub zadawać pytań. Przy temacie pytań, warto szkolić umiejętność aktywnego słuchania oraz szacunku do osób, które odważyły się zawrzeć głos w dyskusji i publicznie się wypowiedzieć. Nawet jeśli ich tok rozumowania jest niesłuszny lub nie dotyczy poruszanych przez nas tematów nie dajmy im tego publicznie do zrozumienia.

6. Miejsce ma ogromne znaczenie:

Jednym z istotniejszych aspektów jest miejsce, gdzie zorganizujemy nasze spotkanie biznesowe. Spełnia ono niejedną funkcję, ale przede wszystkim jest naszą wizytówką i pierwszą rzeczą, którą ocenią uczestnicy. Pamiętajmy, że miejsce, do którego zaprosimy innych będzie z nami utożsamiane w przyszłości, dlatego jeśli chcemy sprawić wrażenie nowoczesnych i idących z duchem czasu, takie również powinno być wybrane przez nas lokum. Ważnym jest, aby sprawdzić czy sala jest wyposażona w potrzebny i dobrej jakości sprzęt, czy jest wygodna i komfortowa.

2018-10-31T18:00:06+00:0031 października 2018|