Służbowy meeting? Aktywna sprzedaż? A może spotkanie podnoszące jakość obsługi klienta? Bez względu na to, jakie motywy kierują Cię na rozmowy z Twoim kontrahentem, nigdy nie zapominaj o merytorycznym przygotowaniu.

1. Analiza potrzeb klienta.

Badanie potrzeb klienta to zasadniczy etap budowania dobrych relacji biznesowych. Chcąc pozyskać nowego nabywcę swoich dóbr i usług powinieneś dobrze poznać jego upodobania, obawy i cele biznesowe. Wstępna rozmowa (telefoniczna lub mailowa) bardzo często może naprowadzić Cię na dobry trop i wprowadzić w zakres oczekiwań Twojego partnera. Zanim wybierzesz się na spotkanie, poświęć swój czas na znalezienie jak największej możliwej ilości danych dotyczących klienta, profilu działalności jego firmy, opinii i rekomendacji. Kiedy wiesz, z kim masz do czynienia, znacznie łatwiej będzie Ci odczytać intencje swojego rozmówcy.

2. Jak zaproponować spotkanie?

Telefonicznie lub mailowo. Właściwie droga kontaktu nie jest tak ważna, jak forma samego zaproszenia. Jeśli to w Twoim geście leży złożenie propozycji spotkania, pamiętaj aby:
– wysłać powiadomienie z odpowiednim wyprzedzeniem,
zaproponować nie jeden, a kilka dogodnych terminów,
 zaproponować miejsce spotkania dogodne dla rozmówcy,
– przedstawić konkretny cel spotkania i zapewnić o korzyściach z niego płynących,
– poprosić o informację zwrotną

3. Agenda spotkania biznesowego.

Powitanie klienta (lub klientów) to zaledwie preludium do właściwej sonaty, złożonej z treściwych rozmów, zaciętych dyskusji i merytorycznych debat. Jak nie pogubić się w gąszczu informacji i nie zapomnieć o najważniejszych punktach spotkania? Z pomocą przychodzi szczegółowy plan biznesowy (agenda), którą bezwzględnie należy przygotować i zawsze mieć przy sobie. Jeżeli nie jesteś doświadczony w rozmowach z kontrahentami, wspomaganie się planem nie będzie traktowane jako nietakt, a raczej jako pełen profesjonalizm! Prawidłowo przygotowana agenda spotkania biznesowego powinna być ułożona według orientacyjnych punktów:

1. Powitanie – obowiązkowo z uśmiechem i zasadami savoir vivre. Uścisk dłoni powinien być krótki i pewny.

2. Small talk, czyli krótka, niezobowiązująca rozmowa o pogodzie, aktualnych wydarzeniach (polecamy unikać tematów politycznych i religijnych, jeżeli nie są Ci znane poglądy rozmówcy), drodze dojazdu na miejsce spotkania itp. Pogawędka nie powinna zająć dłużej niż kilka minut i poruszać bardzo osobistych spraw klienta.

3. Przedstawienie firmy – poświęć chwilę na zaprezentowanie swojej działalności, zespołu pracowników, zasobów, sukcesów w branży i stosowanych rozwiązań. Staraj się zapewnić klienta, że wybór Twoich usług nie jest przypadkowy, a jego dobro i satysfakcja leżą w Twoim najszczerszym interesie. Potencjalny partner biznesowy powinien wiedzieć, że dysponujesz odpowiednimi środkami, aby spełnić jego oczekiwania.