Organizacja szkolenia i konferencji jest wyzwaniem zarówno dla osób doświadczonych, jak i tych, którzy w tej dziedzinie stawiają dopiero swoje pierwsze kroki. Za sukcesem udanego spotkania biznesowego kryje się ogromny nakład pracy i zaangażowanie organizatorów. Czasami jednak kilka drobnych błędów wystarczy, by goście biorący udział w wydarzeniu wspominali je z niesmakiem.

Jak tego uniknąć? Jakie są najczęsciej popełniane błędy?

1. Brak scenariusza

Spontaniczne działanie ma swoje uroki, jednak bardzo rzadko sprawdza się w sferze biznesowej. Bez dokładnego planu eventu, uwzględniającego nawet najmniejsze detale, nie będziesz w stanie zapanować nad wszystkimi aspektami szkolenia lub konferencji. Goście bardzo łatwo wyczuwają problemy z organizacją, co rzutuje później na ich negatywną ocenę Twojego wydarzenia.

2. Nieadekwatna wielkość sali do liczby uczestników

Często organizatorzy szkolenia lub konferencji przy wyborze sali kierują się głównie aspektem wizualnym. Jest to ogromny błąd, ponieważ w parze z pięknym wystrojem powinna iść jeszcze funkcjonalność miejsca, do którego chcesz zaprosić gości. Jeżeli obiekt nie jest dostosowany do liczby zaproszonych osób, to podczas przerw kawowych czy wyjść do toalety może nastąpić dezorganizacja, która w efekcie doprowadzi do ogromnego zamieszania. Wybierając salę, uwzględnij liczbę gości i 4., w jaki sposób możesz zaaranżować przestrzeń i ustawić krzesła, by przemieszczanie się po sali było jak najbardziej komfortowe.

3. Catering „na pół gwizdka”

Organizatorzy bardzo często nie przywiązują wagi do spraw związanych z cateringiem lub chcą zaoszczędzić na tym punkcie, kiedy organizują szkolenie lub konferencję. Całkowicie niesłusznie. Wbrew pozorom kwestia ta znacznie wpływa na ogólne wrażenie gości. Największym błędem jest zamawianie mniejszej liczby porcji niż liczba uczestników, co budzi niesmak uczestników. Aby tego uniknąć, dokładnie zaplanuj menu oraz przeznacz na ten cel odpowiedni budżet.

4. Niewygodna lokalizacja

Zapraszanie gości na konferencję organizowaną na uboczu, z dala od zgiełku miasta, jest dobrym pomysłem pod warunkiem, że uczestnicy nie będą mieli problemu, żeby się tam dostać. Jeżeli proponujesz ogromnej liczbie gości pokonanie wielu kilometrów po to, by mogli wziąć udział w organizowanym przez Ciebie evencie, to musisz się liczyć z tym, że część z nich odmówi ze względu na trudności związane z dojazdem. Wybierając obiekt, upewnij się, że znajduje się on w dobrze skomunikowanej okolicy, a najlepiej w centrum miasta.