Mówi się, że event manager musi mieć kilka par oczu, rąk i nóg.

Najlepiej jeszcze umiejętność podróży w czasie i załatwiania wszystkiego „na wczoraj”. Organizacja ogromnych konferencji, wyjazdów pracowniczych czy imprez firmowych wymaga uwzględnienia wielu szczegółów, które w ferworze różnych działań, mogą umknąć naszej uwadze. Warto sobie ułatwić zadanie, bo nawet jeśli z pleców powiewa peleryna superbohatera, każdy potrzebuje czasem pomocy. Zbieramy więc wszystko, na co zwrócić uwagę podczas wybieraniu idealnego miejsca na event.

Szukajcie a znajdziecie!

Wszystko działa sprawnie jeśli posiadasz pomysł na stworzenie najlepszego wydarzenia dla swojego klienta. Wiesz czego potrzebujesz i gdzie tego szukać. Takie sytuacje niestety nie zdarzają się cały czas i nie zawsze są dobre. Liczy się kreatywność. Event manager nie może zamykać się w sztampowych ramach. Wciąż musi poszukiwać, zmieniać, modelować ofertę tak, aby klient wiedział, że ma do czynienia z kreatywnym specjalistą, a nie maszyną wyrzucającą typowe rozwiązania.

Nakreśl koncepcję

Event manager powinien posiadać dodatkowy zmysł, który podpowiada mu co najlepiej pasuje pod dane wydarzenie. Nie zawsze jednak idzie to w prze z wyobrażeniem klienta. Trzeba wtedy odpowiedniej elastyczności oraz umiejętności „czytania w myślach”. Już na samym początku trzeba wypytać o jak najwięcej szczegółów, a potem stworzyć z nich ogólny koncept. Zanim zaczniesz szukać, musisz wiedzieć tak podstawowe informacje jak ilość osób oraz przewidywalny budżet. Oba te czynniki mają najwierniejsze znaczenie, aby nakierować twój tok myślenia w odpowiednią stronę.

Co i do kogo?

Żeby oferta była dopasowana pod klienta, należy zwrócić uwagę na jegogrupę docelową. Jaka jest branża gości konferencji? Czemu ma być dokładnie poświęcone spotkanie? Liczba uczestników określi liczbę sal i miejsc noclegowych. Charakter wydarzenia pozwoli na dopasowanie obiektu. Czy organizator bierze pod uwagę inne miasta? Czy istnieje potrzeba budowania prestiżu czy może bardziej kameralnego klimatu? Atmosfera jaka ma panować podczas wydarzenia pozwoli określić czy sprawdzi się obiekt zabytkowy, restauracja czy centrum kongresowe. Klient może potrzebować wyłączności na cały budynek. Zwróć uwagę na to co zmienia percepcję całego wydarzenia. Bardzo wysoki sufit zwiększa poczucie autorytetu oraz dodaje powagi wydarzeniu. Jeśli uczestnicy widzą za oknami szczyty górskie lub słyszą szum morza będą czuć się zrelaksowani. Podczas wyjazdu integracyjnego większe znaczenie ma część rozrywkowa. Natomiast przy organizowanych szkoleniach podstawą jest zaplecze naukowe i techniczne.