Organizując konferencję warto pamiętać o tym, że o sukcesie wydarzenia decydują jego uczestnicy. Aby jednak wszystko przebiegało sprawnie, nie można pominąć żadnej istotnej kwestii. Czasem nawet to, co z pozoru wydaje się drobiazgiem, może zadecydować o zadowoleniu któregoś z gości. Warto więc wcześniej przygotować sobie profesjonalny i szczegółowy harmonogram organizacji konferencji. Dzięki niemu będziemy mieć pewność, że zdążymy z każdą rzeczą  na czas.

Wybór miejsca na konferencję

W pierwszej kolejności musimy przygotować listę obiektów konferencyjnych, jakie spełniają warunki naszego wydarzenia. Powinniśmy wziąć pod uwagę przewidywaną liczbę uczestników i czas trwania eventu. Są to podstawowe wytyczne, które pozwalają nam wyodrębnić lokalizację dość duże i mające wolne terminy. Zadecydujmy o sprzęcie, jaki jest niezbędny, aby wszystko przebiegało na wysokim poziomie technicznym. Jeśli potrzebujemy ekranu, rzutnika czy mównicy, upewnijmy się, że sala konferencyjna posiada je na wyposażeniu i czy należy za nie umieścić dodatkową opłatę. Warto także zastanowić się, czy będzie wymagany catering. To początkowa faza przygotowań, jednak musimy mieć ogólny zarys wydarzenia, aby wiedzieć, czego powinniśmy szukać.

Ustalić budżet konferencji

Po dokonaniu rezerwacji sali konferencyjnej, musimy ustalić kompletny budżet wydarzenia. Znamy już najważniejszy kosztorys, czyli cenę miejsca i cateringu. Gdy musimy poszukać zewnętrznej firmy cateringowej, należy wziąć pod uwagę także cenę ewentualnej obsługi kelnerskiej. Musimy porozmawiać z osobami występującymi, profesorami, trenerami, coachami oraz podpisać stosowne umowy z należnym honorarium.

Zaplanować szczegóły konferencji

Gdy pozostaje miesiąc do eventu, można ponowić zaproszenia do osób, które otrzymały je wcześniej, lecz nie udzieliły pewnej odpowiedzi. Należy upewnić się, że wszystko przebiega poprawnie u podwykonawców. Można stworzyć plan dodatkowy dla uczestników konferencji. Musimy także pamiętać o zamówieniu materiałów biurowych i promocyjnych, takich jak: teczki, długopisy i drobne upominki. Należy przygotować i wydrukować ankiety podsumowujące, które pozwolą nam zebrać opinię od uczestników na temat wydarzenia. Gdy termin konferencji zbliża się coraz bardziej, skontrolujmy salę i sprzęt. Jednocześnie warto sprawdzić dostęp do gniazdek elektrycznych, jakość toalet i szatni. Tydzień bądź dwa przed wydarzeniem, powinniśmy ponowić informację w prasie oraz wysłać przypomnienia dla gości.