Jak przygotować idealną konferencję?

Jak przygotować idealną konferencję?

Konferencje to zdecydowanie wyjątkowa szansa dla przedsiębiorstwa, by wykazać się swoją wiedzą, doświadczeniem, kreatywnością oraz podnieść atrakcyjność wizerunku firmy. Jednakże, jest to również bardzo wymagające przedsięwzięcie. Wymaga ono wysokich umiejętności planowania, doskonałej organizacji i umiejętności koordynowania wieloma procesami na raz. Niestety czasami, pomimo wielkiego zaangażowania i pracy organizatorów, wydarzenie nie okazuje się sukcesem. Jak uniknąć wpadek i jak postępować by nasza konferencja przyniosła nam korzyści, a uczestnicy zapamiętali ją jako wyjątkowe i cenne wydarzenie?

1. Dokładnie przemyśl temat oraz określ profil uczestników

Tak jak przy organizacji każdego przedsięwzięcia, najważniejszym i pierwszym etapem powinno być przemyślenie tego „co, jak i do kogo” ma trafić nasz przekaz, jaki jest jego cel i jaki efekt chcemy wywołać. Temat naszego spotkania powinien być interesujący i pasujący do profilu zaproszonych uczestników oraz odpowiadać na aktualne potrzeby rynkowe.

2. Opracuj scenariusz i harmonogram

Ważnym etapem jest sporządzenie scenariusza naszego wydarzenia. W zależności od charakteru konferencji może on być bardzo rutynowy, zawierający ogólne ramy czasowe lub w przypadku bardziej skomplikowanych eventów, spisany w jak najdrobniejszych szczegółach. Opracowanie dobrego scenariusza szczególnie pomoże nam we współpracy z podwykonawcami oraz pozwoli nam na przewidzenie ewentualnych trudności. Niezbędnym krokiem jest również sporządzenie harmonogramu, według którego będziemy mogli koordynować nasze i innych działania. Chodzi tu o kwestie takie jak: nieprzekraczanie konkretnych terminów tj. opracowanie projektu, wysyłka zaproszeń, druk potrzebnych materiałów.

3. Wybierz odpowiednie miejsce

Dobra lokalizacja to połowa sukcesu. Jest ona ważna zarówno dla organizatora jak i dla biorących udział w naszym wydarzeniu. Najważniejszym aspektem jest wygląd i STANDARD miejsca, w którym zamierzamy ugościć uczestników. Warto zadbać o nowoczesne wnętrze, urządzone zgodnie z aktualnymi trendami oraz dające poczucie wyróżnienia każdemu z uczestniczących. Warto zadbać również o dojazd. Musi on być dogodny zarówno dla osób poruszających się samochodem oraz tych korzystających z komunikacji miejskiej. Bardzo ważnym aspektem jest również uniwersalność danego miejsca. Chodzi tu o możliwość szybkiej zmiany ustawienia sali, przesuwania ścian, powiększania lub pomniejszania pomieszczenia, możliwości dołożenia stołów/krzeseł, dodatkowego ekranu.

Kolejną, ale niemniej ważną rzeczą jest odpowiedni sprzęt. W przypadku obiektów konferencyjnych obecnym standardem jest używanie najnowocześniejszego wyposażenia – zarówno audiowizualnego jak i zaawansowanych usług multimedialnych. Wszystko to uchroni nas od popełnienia jakiegokolwiek błędu, zabezpieczy przed nieplanowaną sytuacją (dodatkowi uczestnicy, potrzeba podłączenia kilku urządzeń na raz pod ekran, etc.) oraz sprawi, że nasi goście będą się czuli profesjonalnie potraktowani.

Niezwykle istotny jest wybór firmy, która będzie technicznie obsługiwała całe przedsięwzięcie. Studio fokusowe i-view Warsaw jest usytuowane w samym biznesowym centrum Warszawy oraz oferuje najwyższy standard usług wraz z profesjonalną obsługą każdego wydarzenia.

2018-10-19T14:45:56+00:0019 października 2018|