W świecie komputerów, laptopów, smartphonów oraz innych urządzeń umożliwiających korzystanie z Internetu taki aspekt jak zagwarantowanie połączenia z siecią, staje się równie istotne jak gwarancja posiłków w hotelach. By wszystko było przysłowiowo dopięte na „ostatni guzik” taki obowiązek spada na barki organizatora. To w jego obowiązkach należy zapewnienie uczestnikom wszelkich niezbędnych udogodnień.

Dzisiaj bez internetu nikt nie jest w stanie się obejść. Stworzyliśmy nową przestrzeń i świat, kierujący się swoimi prawami. O czym szczególnie powinno się pamiętać?

1. Planowanie rozpocznij znacznie wcześniej. W zależności od wielkości imprezy, jej charakteru i ilości gości postaraj się zorganizować sobie tyle wolnego czasu, by nic nie robić w pośpiechu. Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest planowanie z co najmniej kilka miesięcy wcześniej. Nie zwlekaj z tym, gdyż nie jesteś w stanie pogodzić wielu spraw na ostatnią chwilę, natomiast zamawianie do tego typu pracy specjalistów łączy się z dodatkowymi kosztami.

2. Zapoznaj się z uczestnikami wydarzenia tak, abyś wiedział jakie są ich oczekiwania. Wszelkie informacje przekazuj natychmiastowo dostawcy Internetu. Im więcej informacji zbierzesz od gości imprezy, tym na większe powodzenia możesz liczyć. Istotna jest również informacja, czy nasi goście będą korzystać z poczty elektronicznej, czy raczej skupią się na korzystania z video i innych skomplikowanych aplikacjach. Jest to o tyle istotne, gdyż zależy od tego dostępność łączy, jakie zostaną zamówione.

3. Należy dowiedzieć się również w jakich miejscach goście wybiorą punkty korzystania z sieci ? W jakich miejscach, w obiekcie koniecznie musi być sygnał oraz jakie są „godziny szczytu” jeżeli chodzi o korzystanie z Internetu.

4. Ustaw odpowiednie miejsca, w których można korzystać z sieci. Skonsultuj się z dostawcą usług i zorientuj się, w których miejscach mogą pojawić się trudności związane z zasięgiem ze względu na konstrukcję budynku.

5. Do najważniejszych informacji należy skontaktowanie się z lokalizacją, którą wybierzemy na organizację swojej konferencji i dopytać o szczegóły dotyczące internetu.