Jak dobrze zaplanować szkolenie lub konferencję

Jak dobrze zaplanować szkolenie lub konferencję

Organizacja szkolenia lub konferencji to wydarzenie wymagające profesjonalnego zaplanowania wielu czynników, a następnie koordynacja wszelkich podejmowanych działań. Opracowanie odpowiedniego planu może zająć od kilku do kilkunastu dni, a zależne jest od charakteru i skali spotkania. Biorąc pod uwagę elementy opisane w poniższym artykule łatwo można uniknąć najczęściej popełnianych błędów.

Określenie  tematyki i budżetu wydarzenia

Każdy organizator powinien przemyśleć podstawowe kwestie dotyczące koncepcji wydarzenia, ustalić tematykę oraz profil i liczbę uczestników. Temat powinien być ciekawy dla potencjalnych odbiorców. Poza tematyką bardzo ważne jest określenie do kogo takie spotkanie będzie skierowane, na czyjej obecności zależy nam najbardziej. Bardzo ważną kwestią jest również określenie budżetu. To działanie pozwoli na rozsądne i swobodne dysponowanie dostępnymi środkami. Większy budżet umożliwia przedsięwziąć dodatkowe środki, takie jak zapewnienie gościom bogatszego menu czy organizacja dodatkowych atrakcji.

Wybór odpowiedniego miejsca

Miejsce, w którym odbywa się wydarzenie w dużym stopniu ma wpływa na jego sukces. W przypadku naszego obiektu szkoleniowo-konferencyjnego i-view Meetings oferujemy najnowocześniejsze wyposażenie i sprzęt multimedialny. Dojazd do naszej sali nie powinien stanowić problemu, niezależnie czy uczestnicy spotkania mają w planach podróż samochodem, samolotem czy komunikacją miejską, ponieważ nasza sala konferencyjna znajduje się w samym centrum Warszawy. Bardzo ważny jest również wygląd samego obiektu. Stylowe wnętrza i-view Meetings w połączeniu z profesjonalną obsługą zdecydowanie pozytywnie wpłyną na samopoczucie gości i podniosą rangę całego wydarzenia.

Catering

Przerwa na lunch to dla uczestników spotkania dobra okazja do nawiązania kontaktów i wymiany spostrzeżeń dotyczących spotkania. Jedzenie powinno być przede wszystkim smaczne i świeże, ale także dostosowane do upodobań uczestników aby każdy uczestnik mógł znaleźć coś dla siebie.  Planując ten aspekt wydarzenia trzeba również dokładnie oszacować ilość porcji, ponieważ niedostateczna ilość jedzenia to jednej z najczęstszych błędów popełnianych przez organizatorów.

Zakwaterowanie

Jeśli uczestnikami szkolenia lub konferencji są osoby przyjezdne warto zadbać o ich komfort zapewniając im miejsca noclegowego oraz dojazd do niego. Powinno ono być położone w pobliżu obiektu szkoleniowego aby dojazd do niego nie okazał się dodatkowym wysiłkiem po całodniowym szkoleniu.

Informacja zwrotna od uczestników

By zyskać opinie o  tym czy jakość świadczonych szkoleń była dla wszystkich odbiorców zadawalająca bardzo ważne jest aby poznać opinie uczestników po zakończonym spotkaniu. Dobrym sposobem jest przygotowanie ankiety, w której uczestnicy będą mogli wyrazić swoje zdanie o części merytorycznej, poziomie organizacji oraz warunkom zapewnionych gościom. Zebranie opinii może być również wskazówką na przyszłość dla organizatorów aby wciąż doskonalić umiejętności szkoleniowe, podnosić poziom organizowanych wydarzeń oraz spełniać oczekiwania uczestników.

2018-05-16T11:00:23+00:0016 maja 2018|